El sistema de contabilidad que diseñaremos es básico, pero servirá para poner los cimientos de un sistema más complejo. Debido a la cantidad de información necesaria para explicar los procedimientos necesarios para crear nuestro sistema de contabilidad tal vez se requiera de varios post, los cuales iré insertando y actualizando.
1.-Insertar hojas.
Para este sistema de contabilidad tendremos que insertar y cambiar de nombre a las hojas. Para este caso en excel 2007 debemos insertar cinco hojas más de las tres que ya tiene excel: hoja1, hoja2, hoja3, hoja4, hoja5, hoja6, hoja7, hoja8. Utilizaremos clic en el icono situado en la esquina inferior derecha o con F11, para insertar dichas hojas.
Nos posicionamos en la etiqueta de cada una de las hojas, le hacemos click derecho y en la opción "cambiar nombre" pondremos los siguientes nombres en cada una de las hojas. Menú, DatosM(datos maestros), Asientos, Diario, Balanza, Balance y Resultados.
2.- Catálogo o Plan de cuentas.
Para crear el Plan de cuentas tomaremos como base el procedimiento llevado a cabo por la mayoría de los sistemas de contabilidad, es decir, asignando los siguientes números para cada uno de los rubros:
1 ACTIVO 2 PASIVO 3 CAPITAL CONTABLE
11 Circulante 21 Flotante 31 Capital
12 Fijo 22 Consolidado
13 Diferido 23 Créditos diferidos
4 INGRESOS 5 COSTO DE VENTAS 6 EGRESOS
41 Ventas. 51 Costo de lo vendido. 61 Gastos de Operación.
42 Ingresos Fin. 62 Egresos Financieros
43 Otros Ingresos 63 Egresos diversos
A estos rubros le añadiremos las Cuentas y subcuentas que se requieran para registrar las operaciones de la Organización. En la hoja1 a la que le cambiaremos el nombre por DatosM(datos maestros), insertaremos nuestro Plan de cuentas a partir de la Celda A9 Como encabezados pondremos en A9, CUENTA y en B9,DESCRIPCIÓN . Este es un ejemplo de Plan de Cuentas extraído de un libro de texto.
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| La lista de Plan de cuentas fue editada para sacar la foto. |
Asignar nombre a Plan de cuentas.
Seleccionamos las celdas en donde se encuentra nuestro plan de cuentas(A10:B77), vamos a menú de herramientas de Excel y damos clic en Fórmulas-->Asignar nombre a un rango: en el cuadro de nombre le llamaremos Plan, Ámbito=Libro, Hace referencia a =DatosM!$A$10:$B$200. -->Aceptar.3.- Resumen de los asientos.
Nos posicionamos en la celdas A202, I202 y pondremos los siguientes encabezados con los tamaños de celda siguientes:A202 B202 C202 D202 E202
FECHA(12px) ASIENTO Nº(80px), CUENTA(83px), D/H(35px), DESCRIPCIÓN(272px),
F202 G202 I202
DEBE(102px), HABER(102px) y CONCEPTO(192px)
Como se podrá apreciar, nos hemos saltado la columna H, a esta columna(H) le cambiaremos el tamaño a únicamente 0.08px. para evitar que la macro que insertaremos más adelante nos elimine las fórmulas que insertaremos en I202.
y la copiaremos hasta la celda B5000.
En la celda I203 la formula es: =SI(B203<>"",Asientos!$A$6,"") aplicamos el mismo procedimiento de la formula anterior.
Como se podrá observar en las celdas G, I 201 inserté un botón con el texto MENÚ, para insertarlo vamos a Herramientas de Excel-->INSERTAR-->FORMAS -->RECTÁNGULO REDONDEADO y lo delineamos, clic derecho-->formato de forma-->Relleno sólido-->Color anaranjado énfasis 6; Color de Linea--> Sin linea; Formato 3D-->Bisel Superior-->Circulo, en Texto-->Menú-->Color de fuente Blanco.
Para el botón "Eliminar asientos" se debe proceder de la misma manera que con el control "Menú", sólo que recomiendo que se utilice otro color de relleno y de fuente para evitar al máximo los errores.
En el siguiente post continuaremos con la creación de nuestro sistema contable.
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